La gestione dello studio ai tempi del Coronavirus: 4 suggerimenti che vogliamo offrirti

L'attuale crisi  impone rispetto, attenzione e rigore, ma è necessario anche proteggere attività fondamentali come gli studi medici dagli effetti nefasti sull'organizzazione dello studio. 

Mentre ci apprestiamo a scrivere questo articolo del nostro Blog dei dottori, ci rendiamo conto da subito che non sarà un contenuto come gli altri, perché questo momento storico si impone senza dubbio per la sua gravità ed eccezionalità. Il Coronavirus e la crisi connessa ad esso sono problemi troppo grandi e gravi per essere trattati in maniera approfondita in un articolo di questo Blog. 

Per chi gestisce uno studio privato o una clinica, come te, questo momento diventa ancora più serio per tutta una serie di problemi: la tua sicurezza, quella dei tuoi pazienti, le ripercussioni in termini economici e di gestione. 

Alcuni suggerimenti per aiutarti nella gestione durante il Covid

Non possiamo darti consigli sulle prime due problematiche, sulle quali sei certamente più competente di noi, tuttavia il nostro lavoro nell’ambito del marketing online, del management e del supporto digitale a strutture mediche ci pone nella posizione di stilare un breve elenco di idee, raccomandazioni e suggerimenti, che speriamo possa darti qualche spunto utile… 

1. Cura in maniera serena ed efficiente la comunicazione su tutti i canali web disponibili

La comunicazione con i pazienti è fondamentale sempre e comunque, ma in questo momento diventa ancor più cruciale. Stila un programma (ad esempio, quale tipo di pazienti e di situazioni il tuo studio può affrontare realisticamente in questo periodo e quale ritieni sia il caso rimandare per motivi di sicurezza, ecc.) e comunicalo brevemente, usando un linguaggio semplice e sereno, sul tuo sito web e i canali social del tuo studio (Facebook, Twitter, ecc.). 

Per quanto concerne Facebook, probabilmente converrà farlo (finché sussisterà l’emergenza) a cadenza settimanale o comunque periodica, per mantenerlo più visibile a chi segue il tuo studio su quel social. 

In questo modo, potrai porre un primo “freno” a domande, chiamate, e prenotazioni da disdire comunque successivamente, risparmiando tempo. 

2.  Cerca di mantenere una comunicazione comprensiva con i pazienti 

Alcuni pazienti certamente non capiranno determinate accortezze o anche la posticipazione di alcune visite o terapie: cerca di mantenere un tono comprensivo anche di fronte a tutto questo, molto probabilmente non capiscono appieno i rischi attuali o semplicemente non hanno la tua visione più informata sulle misure da prendere in una situazione così complessa e delicata. 

Altri pazienti, al contrario, potrebbero comunque avere effettiva necessità e urgenza di venire in visita nelle prossime settimane, ma potrebbero aver paura. In un caso simile è opportuno, una volta valutata positivamente l’effettiva emergenza per il paziente di ricevere il trattamento,  comunicargli in modo chiaro e senza apprensione l’importanza di eseguire la cura: concentrati non solo sui rischi che corre nel non riceverla per tempo, ma soprattutto sui benefici che ne trarrà. Puoi ottenere maggiori informazioni sulla comunicazione e la visibilità sui social guardando questo video gratuito che abbiamo creato per dottori come te.

3.  Per facilitarti nella comunicazione, utilizza SMS ed email in maniera massiva 

Crea vere e proprie piccole “campagne di comunicazione” con i tuoi pazienti. Scegli i diversi tipi di messaggi che vuoi mandare ai tuoi pazienti: disdette degli appuntamenti, conferma di quelli realmente urgenti, o anche un semplice messaggio di rassicurazione e di vicinanza ai pazienti, che certamente in un periodo così sarebbe molto apprezzato da parte di uno specialista come te. 

Dopodiché, crea un testo standard (via email o SMS) per ogni tipo di categoria di pazienti e di messaggio, e invialo in maniera massiva. Risparmierai un po’ di tempo e denaro per tutte le chiamate che dovresti fare altrimenti ed eviterai il problema di appuntamenti annullati da chi non dovrebbe, e rispettati da chi invece dovrebbe, almeno per ora, restare a casa. 

Certo, resta comunque un’operazione complessa e dispendiosa da fare in proprio, per questo ti ricordiamo che MioDottore ha un servizio di campagne di comunicazione personalizzabile e completamente automatizzato. 

4. Lo "smart working"? In alcuni casi è possibile...

Con un buon software gestionale si può accedere ai dati tramite internet, quindi c’è la possibilità di gestire alcuni aspetti dello studio, per esempio gli appuntamenti o le cartelle dei pazienti, anche da casa. Nel caso di MioDottore Premium, peraltro, puoi accedere (e dare accesso ai tuoi dipendenti) anche se sei offline, da qualunque dispositivo. 

Inoltre, è possibile anche fare dei consulti online, il che naturalmente facilita e tutela sia il personale dello studio che i pazienti stessi. 

In molti Paesi europei questa è già una realtà radicata, e presto potrebbe diventarla anche in Italia. Intanto, sul nostro sito abbiamo deciso di offrire ai nostri specialisti la possibilità di indicare l’eventuale disponibilità a fornire consulti online, anche a fronte dell’aumento delle ricerche in tal senso da parte degli utenti e dei pazienti stessi. 

In attesa che questa emergenza rientri (si spera il prima possibile), ti auguriamo il meglio e speriamo di poterti fornire il prima possibile nuove informazioni su tanti altri aspetti del marketing medicale, in un'Italia e in un mondo vittoriosi nei confronti di questa nuova, difficile battaglia. Grazie per la tua attenzione e speriamo di esserti stati utili.