Riduci il tempo di attesa dei pazienti e ottimizza lo studio medico

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L’organizzazione di uno studio medico è un meccanismo complesso: basta che qualcosa vada fuori posto perché le cose comincino a non funzionare come dovrebbero.

Analizziamo i principali problemi inerenti alla gestione e le strategie per affrontarli.

I sintomi di una gestione poco efficiente 

Ecco alcuni dei sintomi più comuni di una gestione poco efficiente dello studio medico:

 

  • I tuoi pazienti si lamentano spesso di dover aspettare, oppure la sala di aspetto è sempre affollata.

  • Capita che i pazienti si presentino agli appuntamenti in ritardo — o non si presentino proprio — facendoti perdere tempo prezioso.

  • Tu o la tua segretaria ricevete molte chiamate dai pazienti per prenotare o spostare visite.

 

Ottimizzare la gestione del tuo studio medico ti consentirà di dare un servizio migliore ai tuoi pazienti e, quindi, di aumentare il loro gradimento per il servizio offerto. Nel business si dice che “i clienti felici sono clienti leali”, e nel tuo caso questo significa che i pazienti torneranno volentieri nel tuo studio e ti consiglieranno a familiari e amici.

Ecco alcuni consigli per ottimizzare la gestione del tuo studio...

 

 

1. Riduci il tempo trascorso dai pazienti nella sala di attesa

L’accumularsi di ritardi durante la giornata può essere dovuta a diverse ragioni, per questo è importante – in primo luogo – capire quali sono le cause che riguardano il tuo caso specifico. In generale, implementando i seguenti suggerimenti dovresti essere in grado di migliorare considerevolmente la situazione.

 

 

Utilizza un software gestionale 

L'utilizzo di agende cartacee è sempre meno indicato per la gestione degli appuntamenti poiché poco versatile e di difficile consultazione. Un buon software ti consente di sincronizzare i tuoi appuntamenti su tutti i dispositivi e di modificarli facilmente.

Utilizzando l’Agenda MioDottore, le modifiche che farai agli appuntamenti verranno automaticamente notificate tramite SMS anche al paziente.

Una buona gestione degli appuntamenti si traduce in meno errori e — di conseguenza — in una riduzione della possibilità che i ritardi si accumulino durante la giornata.

 

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Presta attenzione agli overbooking

L’attesa nel tuo studio medico potrebbe essere dovuta a un problema di “overbooking”, ovvero appuntamenti che si sovrappongono perché durano più di quanto ci si aspettasse. In questo caso, potresti analizzare brevemente in quali circostanze la visita dura più del dovuto e considerare di allungare il tempo dedicato a quel tipo di visite nel futuro.

 

Sii puntuale

Per quanto scontato possa sembrare questo punto, vale la pena ricordare che la puntualità — sia tua che dei tuoi pazienti — è alla base del buon funzionamento dello studio medico.

Una buona regola potrebbe essere quella di rimandare a un’altra data gli appuntamenti delle persone che si presentano con più di 20 o 30 minuti di ritardo, in questo modo i pazienti puntuali non verranno penalizzati e i ritardatari saranno “educati” ad arrivare prima la volta successiva.

 

2. Gestione dei pazienti che non si presentano all’appuntamento

Dopo aver ridotto il tempo di attesa dei pazienti, ti starai forse chiedendo come ridurre il tempo che tu perdi quando i pazienti non si presentano all’appuntamento. In questi casi specifici, che riguardano circa il 15% di tutte le visite prenotate, MioDottore ha creato delle funzionalità specifiche per risolvere questo problema:

 

SMS ed email di promemoria automatizzati

Uno dei motivi principali per cui le persone non si presentano a un appuntamento è che, molto semplicemente, si sono scordate di averlo. Un ottimo modo per ricordare ai pazienti dell’appuntamento medico è quello di inviare un messaggio o email di promemoria. Questo tipo di attività è molto utile, ma anche dispendiosa in termini di tempo, soprattutto quando si hanno molti pazienti ogni giorno.

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La soluzione ideale è una funzione dell’Agenda di MioDottore, che ti consente di inviare automaticamente un messaggio o email di promemoria 24 ore prima della visita. In questo modo, ridurrai del 40% i pazienti che non si presentano all’appuntamento e non dovrai preoccuparti di inviare i messaggi di promemoria personalmente ai pazienti.

 

Funzione lista di attesa

Nonostante l’efficacia comprovata dei promemoria,, sarà inevitabile che alcuni pazienti disdiranno l’appuntamento per le più disparate ragioni. In questi casi, ti viene in aiuto la funzione Lista d’attesa di MioDottore che, in caso di annullamento di una visita, invia in automatico ai primi 5 pazienti nelle 48 ore successive un SMS con la richiesta di anticipare l’appuntamento. Il primo paziente che cliccherà sul link nel messaggio si aggiudicherà il nuovo slot orario.

 

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3. Accoglienza del cliente

In un mondo in cui la comunicazione si sta spostando sempre più online, l’accoglienza del paziente nello studio è ancora una di quelle attività “offline” che fa la differenza ed è sempre percepita in maniera positiva dal paziente.

Non sempre, infatti, è possibile evitare che si accumuli ritardo nell’arco della giornata ed è, quindi, buona regola  predisporre il paziente ad aspettare in una situazione confortevole in cui il tempo speso in sala di attesa venga percepito come gradevole e quindi meno lungo.

Potresti implementare delle piccole accortezze al fine di migliorare l’accoglienza del paziente:

 

  • Offrire un caffè o un bicchiere d’acqua ai pazienti che arrivano nello studio.

  • Offrire il Wifi gratuito, riviste ed altre forme di intrattenimento nella sala di aspetto.

  • Sempre prendersi qualche minuto per mettere a suo agio il paziente con chiacchiere di circostanza.

 

Per curare alcuni aspetti dell’attenzione al cliente, tu o la segretaria dovrete avere il tempo da dedicare a questa importante attività. Il gestionale di MioDottore libera più tempo per queste attività offrendoti un servizio di prenotazione online H24 che ha la potenzialità di ridurre in modo considerevole le chiamate dei pazienti.  

 

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