Fatturazione elettronica per dottori: 5 errori da non commettere

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Il 1 gennaio 2019 è coinciso con l'arrivo di una controversa e discussa novità in ambito fiscale: la fatturazione elettronica obbligatoria

Analizziamo le implicazioni di questo cambiamento per gli specialisti sanitari, scoprendo quali sono gli errori da evitare.

“Fatturazione elettronica”: che cos’è?

Si tratta di una modalità di fatturazione non cartacea, dunque totalmente dematerializzata.

Tali fatture sono firmate digitalmente da chi le ha emesse e debbono essere conservate obbligatoriamente a fini fiscali solo in formato digitale; altre tipologie di fatturazione non saranno considerate valide.

L’emissione della fattura si può attuare attraverso diversi strumenti, in particolare:

1. Tramite strumenti forniti dall’Agenzia delle Entrate: un software per creare la fattura, una procedura web di caricamento manuale delle fatture (piuttosto complessa) e una app per generare e/o trasmettere il documento.

Infatti, è necessario caricare e inviare il file nell’Area Riservata sul sito dell’Agenzia dell’Entrate, dove il Sistema di Interscambio previsto dall’Agenzia, a seguito di verifica, provvederà a inoltrarla al destinatario, ossia al paziente stesso, i cui recapiti potranno corrispondere a:

  • Codice destinatario (codice che la persona fisica ha ottenuto mediante indicazione e accreditamento all’Agenzia dell’Entrate);

  • Indirizzo PEC del destinatario;

  • Codice convenzionale a 7 zeri accompagnato dalle informazioni sul codice fiscale o partiva IVA del paziente ai fini della consegna.

Il destinatario della fattura troverà il suo documento nell’apposito “cassetto fiscale” messo a disposizione dall’Agenzia dell’Entrate.

2.  Attraverso l’acquisto di un software privato in grado di gestire e trasmettere in automatico le fatture. Questa funzionalità è inclusa in MioDottore Premium »

Un bilancio dei primi 2 mesi 

La prima fase della fatturazione elettronica tra privati si è conclusa il 18 febbraio: il bilancio dell'Agenzia delle Entrate è stato di 228 milioni di file inviati da parte di oltre 2,3 milioni di operatori. Nella classifica delle regioni, al primo posto la Lombardia con oltre 80 milioni di invii e al secondo posto il Lazio con oltre 50 milioni.

Oltre un milione di fatture elettroniche in questi primi due mesi è arrivato dal settore medico-sanitario. 

Tuttavia, secondo l'Agenzia delle Entrate gli invii sono falliti nel 4.43%  dei casi per via di errori di vario genere. Per evitare errori di tale natura, puoi scoprire di seguito quali sono i 5 più comuni.

I 5 errori da non commettere:

1. Non approfondire le modalità di funzionamento del software scelto per la fatturazione 

Il solo formato previsto dall’Agenzia delle Entrate per la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio è quello XML (eXtendible Markup Language), almeno per adesso. Alcuni software non convertono automaticamente la fattura in questo formato.

Dunque è necessario conoscere le funzionalità del proprio software e prendere dimestichezza con il tracciato XML.

2. Usare alcuni caratteri speciali

Il tracciato XML non supporta alcuni caratteri speciali, come ad esempio la  "&" (deve essere convertita in "E" se il software non lo fa autonomamente), il simbolo delle valute ($, €, ecc.), la % e i trattini. 

Non tutti i software convertono automaticamente e autonomamente tali caratteri, in tal caso quindi dovrai farlo tu manualmente.

3. Registrare una fattura emessa prima di ricevere la notifica di esito da parte del Sistema di Interscambio.

Si tratta di un errore alquanto comune, ma è necessario,  prima di effettuare la registrazione di una fattura emessa in contabilità,  accertarsi  dell’avvenuta accettazione del file da parte del Sistema di Interscambio. Alcuni software lo fanno per te, altri invece no. Nel caso si tratti di un lotto di fatture, inoltre, una sola fattura errata per tale ragione farà sì che l'Agenzia scarti l'intero lotto. Attenzione, dunque!

4. Indicare nell’anagrafica cliente una Pec o un codice destinatario esistenti, ma non riconducibili al cliente stesso.

Si tratta di un errore piuttosto grave. L'unico modo per evitarlo con certezza è quello di registrare la tua Pec e/o il tuo codice destinatario nell’Area Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

5. Non prestare attenzione al caricamento

Questo errore, dovuto generalmente alla poca attenzione più che alla scarsa conoscenza tecnica, può portare non solo allo scarto della fattura ma addirittura alla momentanea perdita della fattura emessa

Controlla sempre di non aver erroneamente attribuito al cliente X, caricando i suoi dati, la partita IVA di un cliente Y o Z. L'Agenzia delle Entrate accetterà tale fattura, ma essa verrà ricevuta dal soggetto sbagliato, con problemi di tempo (e non solo) che puoi ben immaginare.

Fatturazione elettronica con MioDottore

Proprio in previsione della nuova normativa, MioDottore Premium ha oggi una nuova funzionalità: la fatturazione elettronica.

Oltre a sfruttare le funzionalità Premium, ora potrai anche emettere fatture precompilate a norma di legge e inviarle in automatico all’Agenzia delle Entrate. In questo modo, eviti di perdere tempo a dover caricare manualmente le fatture nella tua Area Riservata sul sito dell’Agenzia, evitando di incorrere in molti degli errori evidenziati sopra.

Inoltre, potrai selezionare le singole prestazioni realmente effettuate per cui emettere fattura.

Questa innovazione rende MioDottore Premium l’unico sistema gestionale con cui puoi acquisire nuovi pazienti online, gestire lo studio e le visite, e adeguarti ai nuovi obblighi legislativi.

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